طراحی اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به انواع نرم‌افزار تحت وب یا شبکه گفته می‌شود که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، دستکاری و انتقال اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام وظایف اساسی به صورت دیجیتالی استفاده می شود. اتوماسیون اداری به صورت کلی به استفاده از برنامه های کاربردی فناوری برای انجام وظایف تکراری اداره در راستای آزاد شدن زمان کارمندان برای کارهای با ارزش بالاتر گفته می‌شود. یک سیستم اتوماسیون کارهای اداری روزانه را ساده می‌کند و فرآیندها و رویه‌های تجاری موجود را بهینه و خودکار می‌کند. ساده‌سازی و بهینه‌سازی این عملکردها می‌تواند سبب کارآمدی بیشتر سازمان شود.

چرا داشتن اتوماسیون برای کسب‌وکارها مهم است؟

در عصر اینترنت، اگر به دنبال رشد کسب‌وکار خود هستید، بهتر است به دیجیتالی‌سازی و خودکارسازی فرایندهای خود بیندیشید. اتوماسیون یک راه عالی برای ساده کردن عملیات و هدایت رشد کسب و کار است، تفاوتی نمی‌کند که یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت بزرگ داشته باشید. در هر مقیاسی که کسب و کار شما باشد، قطعا نیازهای یک شرکت بزرگ با شرکت کوچک متفاوت است اما استفاده از یک اتوماسیون متناسب با کسب و کار شما، می‌تواند فرایندهای شما را بهینه کند و عملیات شما را سرعت ببخشد. افزایش کنترل فرآیند باعث استفاده کارآمدتر از منابع و خطاهای کمتر می‌شود. خروجی بالاتر و افزایش بهره‌وری از بزرگترین دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون می‌باشد.

کاربردهای اتوماسیون اداری

اتوماسیون‌های اداری می‌توانند کاربرد‌های متفاوت داخل سازمانی و خارج سازمانی داشته باشند. این کاربردها ممکن است برای هر سازمان متفاوت باشد مثلا در اتوماسیون داخل سازمانی یک سازمان قصد خودکارسازی ارجاعات را داشته باشد و سازمانی دیگر برای مدیریت ارتباطات با مشتریان بخواهد اتوماسیون ایجاد کند. در اتوماسیون خارج سازمانی به طور مثال یک سازمان بازاریابان مختلفی دارد و قصد دارد از طریق اتوماسیون بررسی مراجعات، میزان فروش، پورسانت و ... بازاریابان را خودکار کند یا سازمانی دیگر ممکن است برای پروسه سفارش خود اتوماسیون ایجاد کند.

هدف کلی اتوماسیون بهبود کارایی، دقت و سرعت کسب و کار شما در دستیابی به اهداف روزانه است. اتوماسیون ساده‌ترین و مناسب‌ترین راه‌ حل را برای دستیابی سریع و مؤثرتر به اهداف سازمان مشخص می‌کند. خودکارسازی فرآیندها مشارکت شما را در کارهای اداری معمول، مانند سازماندهی داده‌های مشتری یا ایجاد گزارش‌ها کاهش می‌دهد بلکه به شما اجازه می‌دهد تا با استفاده از گزارش‌های موجود و در دسترس تصمیمات بهتری بگیرید و روی بخش‌هایی از کسب‌وکار خود که ترجیح می‌دهید تمرکز کنید.

مزایای اتوماسیون اداری

با گسترش تکنولوژی و سرعت افزایش ابزارهای هوشمند، کسب و کارها بیش از هر زمان دیگری به راه حل های کارآمد دسترسی دارند. این رقابت را سخت‌تر می‌کند و فرصت‌ها و چالش‌های جدیدی ایجاد می‌کند. اتوماسیون و خودکارسازی فرایندها نقش مهمی در بهبود عملیات، افزایش بازدهی، بهبود تجارب مشتری و به دست آوردن بینش های مفید ایفا می‌کند. با طراحی اتوماسیون، به فرایندهای خود سزعت ببخشید و شاهد رشد قابل توجه باشید.

استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها مزایای بسیاری دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

راه‌اندازی اتوماسیون اداری

برای راه‌اندازی اتوماسیون اداری شما دو راه حل دارید: استفاده از سیستم‌های موجود و طراحی اختصاصی اتوماسیون با عملکردهای مورد نیاز.

در حال حاضر، سیستم‌هایی برای بهبود فرایندهای سازمانی موجود هستند. برخی از این‌ها رایگان بوده و برخی را لازم است خریداری نمایید. اکثر سیستم‌های قابل خرید به صورت خرید اشتراک ماهانه و سالانه هستند و برخی نیز یک‌بار پرداخت هستند.

استفاده از سیستم‌های اتوماسیون موجود

سیستم‌های رایگان ممکن است همه بخش‌های مدنظر شما را نداشته باشد و برای بخش های مختلف بخواهید از چند سیستم رایگان استفاده نمایید. به طور مثال برای مدیریت تسک‌ها از سیستم‌هایی مانند تسکولو، آسانا و... استفاده نمایید و برای ثبت اطلاعات مشتریان از سرویس‌های VoIP بهره‌مند شوید. در این صورت موقع بررسی و نظارت، کار شما کمی پیچیده خواهد بود و نمی‌توانید همه داده‌ها را به صورت یکجا مشاهده نمایید.

سیستم‌های قابل خرید اشتراکی یا یکبار پرداخت معمولا تکمیل‌تر هستند. این نرم‌افزارها اغلب قابلیت تحت وب و شبکه را نیز دارند. اما ممکن است همه نیازهای شما برای یک بخش پوشش داده نشود مثلا بخش منابع انسانی پاسخگوی نیاز شما باشد و حتی خیلی امکاناتی که نیاز ندارید را نیز داشته باشد ولی در قسمت مدیریت ارتباط با مشتریان، شما امکان ویژه‌ای مانند رتبه‌بندی و ... بخواهید که نداشته باشند. همچنین سیستم‌های حرفه‌ای و تکمیل ممکن است سالیانه هزینه‌های زیادی برای شما به همراه داشته باشد. به صورت کلی در این حالت برخی امکانات هستند که برای شما کاربرد ندارند ولی شما باید هزینه آنها را نیز پرداخت نمایید.

در برخی موارد ظاهر این سیستم‌ها ممکن است چندان زیبا نباشد و کار با آنها پیچیدگی‌هایی داشته باشد. برای یافتن یک سیستم خوب لازم است تحقیقات کاملی انجام دهید تا بهترین مورد را برگزینید.

طراحی اتوماسیون اختصاصی

حالت آخر طراحی اتوماسیون اداری است. در این حالت شما یک سیستم کاملا اختصاصی متناسب با سازمان خود دارید و فقط برای ویژگی‌های مورد استفاده خود هزینه می‌پردازید. این حالت یکبار پرداخت است و شما پس از تسویه یک سیستم دائمی و اختصاصی مدیریت سازمان خود را دارید. همچنین ظاهر این سیستم‌ها کاملا مطابق سلیقه شماست. این سیستم‌ می‌تواند در هر بستری پیاده سازی شود و تحت وب یا شبکه باشد. می‌توانید سیستم خود را در قالب وبسایت، اپلیکیشن دسکتاپ یا اپ موبایل داشته باشید.

برای بررسی هزینه و زمان می‌توانید فایل ویژگی‌ها و نیازهای سیستم یا RFP خود را برای ما ارسال نموده و پس از بررسی (یک روزکاری) زمان و هزینه و جزئیات کار را در یک پروپوزال برای شما ارسال می‌کنیم.

طراحی انواع اتوماسیون اداری

اتوماسیون‌ها برحسب نوع کاربرد در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار می‌گیرند. یک اتوماسیون می‌تواند در یکی از این دسته ها یا ترکیبی از موارد زیر باشد.

طراحی اتوماسیون گردش کار و مدیریت ارجاعات

این نوع سیستم برای سازمان‌های متوسط و بزرگ کاربرد دارد و مدیر می‌تواند به فرایند پاسخگویی، مدت زمان، مدت انجام کار و چرخش فرایندها نظارت کامل داشته باشد. در این نوع سیستم استفاده از کاغذ به حداقل می‌رسد و هر شخص قطعا اطلاعیه دریافت کرده و بهانه‌ای برای عدم انجام کار ندارد. همچنین ارسال یادآورهای ضروری به این پروسه کمک می کند.

طراحی اتوماسیون مدیریت اسناد

این نوع سیستم در مدیریت اسناد، کاهش هزینه و زمان بایگانی تاثیر به‌سزایی دارد. همچنین امکان جستجو اسناد را بسیار ساده و سریع می‌کند. در لحظه همه افرادی که دسترسی دارند می‌توانند به اسناد مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. همچنین نیاز به فضای فیزیکی برای بایگانی اسناد را کاهش می‌دهد و حجم داده بسیار بیشتری را می‌تواند ذخیره و پردازش کند.

طراحی اتوماسیون فرآیند

در این نوع اتوماسیون‌های اداری، هدف دیجیتال سازی کارهای اداری روزانه به منظور افزایش بهره وری و کارایی می‌باشد. این فرایند‌ها می‌تواند در بهبود سرعت کارهای سازمان موثر باشد. فرایندها ممکن است متناسب با هر سازمان متفاوت باشد. مثلا یک سازمان فرایند سفارش و بررسی سفارش را اتومات کند و دیگری فرایند جذب نیرو و نظارت بر کارکنان را خودکار نماید. اتوماسیون فرایند می‌تواند برای یک فرایند یا چند فرایند وجود داشته باشد.

طراحی اتوماسیون مدیریت وظایف

این در برخی سازمان‌ها می‌تواند در دسته گردش کار نیز قرار بگیرد. در این نوع، مدیر وظایف هر شخص را تعریف کرده و حتی می‌تواند ددلاین برایش مشخص کند. شخص پس از انجام گزارش خود را نوشته و به حالت انجام شده تغییر وضعیت می‌دهد. مدیر می‌تواند بر آن تسک نظارت کند و مجدد موردی را به آن اضافه نموده و به حالت تسک برگرداند یا تایید کند. در یک شما نیز می‌تواند کل وظایف محوله و وضعیت هر یک را مشاهده نماید.

طراحی اتوماسیون مدیریت منابع انسانی

این نوع سیستم جامع تر است و می‌تواند مدیریت وظایف، گردش کار و فرایندها را درون خود داشته باشد. همچنین بخش‌‌هایی مانند امکان ثبت ورود و خروج، حقوق و دستمزد، پاداش، درخواست‌های مرخصی، موقعیت‌هّای شغلی خالی، کارآموزان، رده بندی افراد سازمان و... می‌تواند داشته باشد.

طراحی اتوماسیون مدیریت مالی و حسابداری

برای حسابداری و بخش‌های مالی می‌توانید از سیستم اختصاصی سازمان خود استفاده نمایید یا از طریق API بخش ‌هایی از یک سیستم حسابداری موجود را استفاده نموده و بخش‌های اختصاصی خود را اضافه نمایید. سیستم‌های حسابداری قوی در حال حاضر وجود دارد که امکاناتی مانند ثبت فروش‌ها، خرید‌ها، صورت‌های مالی، تسهیلات و... را پوشش می‌دهند. این امکان نیز وجود دارد که به صورت صفر منطبق با نیازهای شما سیستم توسعه داده شود.

طراحی اتوماسیون بازاریابی و نمایندگی

اگر سازمان شما نماینده و بازاریابان زیادی دارد می‌توانید با اتوماسیون بازاریابی فرایند نظارت و کارایی مجموعه را بهبود دهید. در اتوماسیون بازاریابی به تمامی افراد دسترسی داده شده و سیستم می‌تواند وی را موقعیت یابی کند، بازاریاب یا نماینده نیز می‌توانند سفارشات خود را از آن طریق تعریف کنند و پورسانت خود را در کیف پول برداشت کنند. هر ویژگی منحصر به فردی نیز می‌تواند اضافه شود.

طراحی اتوماسیون ارتباط با مشتریان

این می‌تواند در بهبود تصمیمات کلان شما بسیار موثر باشد. با اتوماسیون ارتباط با مشتری از لحظه تماس یا تکمیل فرم یا انجام خرید، می‌توانید مشتری را دنبال کنید. متناسب با خرید به او محصولات و خدمات مرتبط پیشنهاد دهید. در فواصل منظم پیگیری نمایید. گزارش لحظه ای از میزان فروش و تعداد مشتری داشته باشید. با این گزارشات و مشاهده رفتار کاربر بهتر می‌توانید برای افزایش فروش و بازاریابی خود تصمیم‌گیری نمایید.

طراحی اتوماسیون مدیریت پروژه

در این نوع اتوماسیون امکان تعریف پروژه‌های مختلف و اعضای مرتبط هر پروژه وجود دارد. فرایند اجرای پروژه‌ها در گام‌های مشخص شده جلو می‌رود و مدیر می‌تواند به فرایندهای اجرایی نظارت و کنترل داشته باشد. همچنین از اسکرام و تعریف اسپرینت نیز می‌توان داخل سیستم برای بهبود اجرا بهره برد.

چندین مدل دیگر اتوماسیون وجود دارد. در موارد فوق به پرکاربردترین آنها اشاره شده است. این امکان وجود دارد که یک اتوماسیون کاملا مبتنی بر نیاز خود داشته باشید که ترکیبی از موارد فوق باشد. این شیوه سبب می‌شود اتوماسیون شما در نهایت به صرفه تر باشد و در عین حال همه نیازهای سازمان شما را پوشش دهد.